Cómo facturar una colaboración con una marca

Has cerrado la colaboración, has publicado el vídeo y ahora toca cobrar. Y aquí es donde muchos creadores descubren, con el trabajo ya hecho, que la marca necesita una factura con unos datos concretos, que hay impuestos que retener y que el pago no llega hasta dentro de treinta días.

Esta guía no te va a decir cómo tributar —eso es de tu gestor y depende de tu situación—. Te va a decir qué tienes que tener listo, qué preguntar y en qué orden, para que el cobro no dependa de improvisar.

Lo que hay que tener antes de empezar

1. Poder emitir facturas. En España, facturar de forma habitual exige estar dado de alta en Hacienda y, según tu caso, en la Seguridad Social. Cuál es tu caso concreto —si es actividad habitual, si hay mínimos, qué epígrafe te corresponde— es la primera conversación que tienes que tener con un gestor, y es barata comparada con arreglarlo después.
2. Los datos fiscales de la marca: razón social completa, NIF/CIF y dirección de facturación. El nombre comercial no sirve: «Zapatillas Chulas» puede facturarse a «Distribuciones Ibéricas 2011, S.L.».
3. A dónde se manda la factura. Muchas empresas medianas no la aceptan por correo: tienen un portal de proveedores o piden alta previa. Enterarte el día que emites es perder dos semanas.
4. El número de pedido o referencia, si lo usan. Una factura sin él se queda parada sin que nadie te avise.

Qué lleva una factura

Los datos obligatorios de una factura están fijados por normativa y tu gestor o tu programa de facturación te los va a exigir. En lo que a ti te toca, revisa que estén:

• Número correlativo y fecha de emisión.
• Tus datos: nombre y apellidos o razón social, NIF y dirección.
• Los de la marca: razón social, NIF y dirección.
• Descripción del servicio. Aquí conviene ser concreto y coincidir con lo acordado: «mención integrada de 90 s en vídeo de YouTube publicado el 12/10/2026, más corte vertical» es mejor que «servicios de publicidad». Si hubo cesión de derechos de uso, que aparezca como línea propia: es lo que justifica el importe y lo que evita discusiones.
• Base imponible, impuestos que correspondan y total.
• Forma de pago, plazo y tu cuenta bancaria.

Los impuestos, en una frase honesta

Una factura de un creador en España normalmente lleva IVA repercutido, y cuando el cliente es una empresa española puede llevar además una retención de IRPF que la marca ingresa por ti. Los tipos que se aplican, si te corresponde retención y en qué porcentaje depende de tu situación y del año, así que ese número te lo tiene que dar tu gestor, no un blog. Lo que sí es tuyo: acordar el precio siempre diciendo si el IVA está incluido o se suma. Un malentendido ahí se lleva un pellizco enorme del margen, y pasa constantemente.

Cuando la marca no es española

Es cada vez más frecuente y es donde más se improvisa. Facturar a una empresa de otro país de la Unión Europea no funciona igual que facturar a una española: hay registros específicos que hay que solicitar antes, y sin ellos la factura sale mal. Facturar fuera de la UE es otro caso distinto.

No hay atajo aquí: antes de aceptar la primera colaboración internacional, pregunta a tu gestor qué necesitas tener dado de alta y cómo se emite. Es una conversación de quince minutos que evita rehacer facturas y devolver dinero.

Cuando te pagan con el producto

Es la mitad de lo que llega al principio: la marca manda el portátil, las zapatillas o la suscripción, y no hay dinero de por medio. Se suele dar por hecho que, como no entra un euro, no hay nada que hacer. Ahí está el error: a efectos fiscales esto no es un regalo, es un intercambio, y los intercambios tienen tratamiento propio.

Lo que sí es tuyo, y no depende de ningún gestor: apuntar qué te mandaron y cuánto valía aproximadamente, el día que llega. Buscar ese precio ocho meses después, cuando el producto ya no está a la venta, es una tarde perdida. Si llevas las colaboraciones en Cunctum, se marca como pagada con el producto y el valor se guarda ahí, sin contarse nunca como dinero cobrado.

Y lo que no es tuyo: cómo se declara eso y qué tienes que emitir —si es que hay que emitir algo— pregúntaselo a tu gestor antes de aceptar el primer canje. Depende de si estás dado de alta, de lo que valga el producto y de con qué frecuencia lo hagas. Es la misma conversación de quince minutos de antes, y evita descubrir en el trimestre que aquello había que haberlo declarado.

Que te paguen, que es otra cosa

Emitir no es cobrar. Lo que funciona:

• 50 % por adelantado en cuanto se cierra, 50 % a la publicación. Un anticipo no es desconfianza: es cómo funciona el trabajo por encargo, y filtra a quien no tenía presupuesto de verdad.
• Plazo escrito: 30 días desde factura es normal, 60 es tarde, 90 no se acepta.
• Factura el mismo día de la publicación. El reloj no empieza a correr hasta que la factura entra en su sistema.
• Aviso a los 7 días del vencimiento, amable y con la factura adjunta. La mayoría de impagos son despistes internos, no mala fe, y se resuelven con un recordatorio a la persona correcta.
• No empieces la siguiente colaboración con la anterior sin pagar. Es la única palanca real que tienes, y funciona.

Llevar esto en orden sin dedicarle el domingo

Lo que se descontrola no son las facturas: es saber, de un vistazo, qué has cobrado, qué está pendiente y de quién, y cuánto llevas facturado este trimestre cuando llega el momento de las cuentas.

En Cunctum eso vive en Pagos: cada colaboración con su importe acordado, su calendario de pago, lo cobrado y lo que falta, atado a la ficha del CRM donde está lo que acordaste. No emite facturas ni sustituye a tu gestor —ni lo pretende—, pero cuando él te pregunte qué has facturado, la respuesta está en una pantalla y no en el buzón.

Antes de llegar aquí: cuánto cobrar —o la calculadora de tarifas, si prefieres el número que la guía explica— y qué dejar por escrito, que es donde se fijan el importe y el plazo que luego facturas.

Esto no es asesoramiento fiscal ni contable. Es una lista de lo que conviene tener preparado y preguntar. Los tipos impositivos, las obligaciones de alta y el tratamiento de las operaciones internacionales dependen de tu situación concreta y cambian con la normativa: consúltalo con un gestor o asesor fiscal antes de emitir tu primera factura.